Comment réussir sa réunion en distanciel ? Dominique BERIOT nous propose ses conseils pratiques.

Face aux situations managériales, se présente une difficulté qui consiste à gérer simultanément le contenu des échanges et les relations qui les portent. Ce d’autant plus qu’il est souvent tentant de vouloir aller vite, sans prendre le temps de se préparer. Or, même si de nos jours, cela paraît paradoxal, « savoir perdre du temps pour en gagner » est l’une des clés de l’efficacité de tout manager.

Afin d’éviter les principaux écueils, tout en mettant à profit les aspects positifs, je propose une démarche adaptée à la préparation de ces réunions. Elle oblige à prendre du recul avant d’animer ensuite la réunion de manière efficace. Elle apporte aux participants les informations dont ils ont besoin pour bien participer et assure que le matériel à disposition fonctionne et que l’on est capacité de l’utiliser.

La complexité de ces situations, pouvant être liée au nombre de participants, à la multiculturalité, au type de réunion, à la nature des sujets, à l’importance d’un ordre du jour, les rend rapidement ingérables si certaines précautions ne sont pas prises.

En conséquence, je suggère les quelques principes suivants :

• Organiser des durées courtes (une heure à une heure trente maximum) pour maintenir l’attention et prendre en compte la charge de travail de chacun. Diminuer la durée et augmenter la fréquence permettent, par la même occasion, d’entretenir le relationnel du management d’équipe. 
• Réduire autant que possible le nombre de points à l’ordre du jour.
• Limiter le nombre de participants à huit maximum, excepté pour les réunions d’information, afin d’éviter les dispersions, les décrochages, les attentes trop longues de chacun avant d’intervenir et parvenir à mieux suivre leurs réactions.
• Éviter les réflexions d’ordre stratégique, le brainstorming, les négociations difficiles, les processus de décision concernant des enjeux importants.
• Privilégier le règlement de problématiques ponctuelles. Par exemple, présenter et analyser des éléments de reporting, faire le bilan d’étape d’un projet, ajuster à la dernière minute un appel d’offres ou un cahier des charges, débloquer la poursuite d’une activité, décider le lancement d’une opération promotionnelle…
• S’abstenir d’inviter les personnes qui peuvent se contenter du compte rendu, convoquer uniquement celles qui apportent une réelle plus-value ou ont besoin d’en bénéficier.

Transmettre à chacun les informations nécessaires à sa participation

• S’ajuster avec chaque participant sur une date et une heure compatibles avec les décalages horaires.
• Adresser une invitation en précisant les informations nécessaires : – le sujet et l’objectif pour chaque thème abordé ;

– le nom des participants et si besoin leurs coordonnées et caractéristiques (adresse mail, site, pays, fonction, responsabilité) ;

– les documents indispensables à leur participation ;

– les modalités pouvant être retenues selon le contexte :

– le type de matériel à prévoir, les moyens de mise en contact (numéro de téléphone, lien de partage de fichiers…), la langue retenue,

– insister sur la ponctualité,

– fixer l’ordre de passage des interlocuteurs avec le timing estimé pour chacun d’eux,

– spécifier les informations que certains participants doivent apporter.

Organiser la mise en place du matériel

• Ne pas hésiter à se faire aider pour les aspects logistiques et, comme un bug est vite arrivé, vérifier le bon fonctionnement du matériel, la qualité de l’émission et de la réception. Comme la vidéo augmente le risque de baisse d’attention, il est important d’assurer aux interlocuteurs une transmission de qualité et d’éviter des problèmes techniques.
• Contacter un correspondant pour effectuer un essai dans les conditions du réel (enjeu de la réunion, manque de pratique du matériel…). 
• Effectuer, si utile, une répétition quelques instants avant pour prévenir les surprises de dernière minute.
• Prévoir l’élaboration et la diffusion du compte rendu. Si une aide s’avère nécessaire, prévenir la personne qui devra le rédiger et le diffuser afin qu’elle soit en mesure de se préparer ou de s’ajuster avec vous.