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Comment réussir sa réunion en distanciel ? Dominique BERIOT nous propose ses conseils pratiques.

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Nouvel Article proposé par notre expert, Dominique BERIOT (spécialiste de l’approche systémique du changement et du management dans les entreprises depuis plus de 40 ans), conférencier  et auteur de nombreux articles & ouvrages 

N°19, Janvier 2022

La pression du temps, contraint souvent à se lancer spontanément dans des réunions à distance, et se voir confronté à des comportements surprenants, des difficultés spécifiques liées au contexte de ces situations.

Quoi qu’il en soit, l’art et la manière de conduire ce type de réunion et d’en tirer le meilleur profit pour tous, imposent une préparation particulière et une manière d’animer qui nécessitent, en plus des « bonnes pratiques » valables pour toutes les réunions, la prise en compte de contraintes supplémentaires propres au distanciel. C’est un exercice délicat exigeant une rigueur plus importante que pour une réunion classique en présentiel.

Aussi, pour les managers – qui ne peuvent faire appel à un coach – je propose une démarche composée de « processus repères systémiques » et de recommandations pratiques pour les aider à adapter une posture et des messages aux spécificités de chaque contexte.

Organiser des rencontres entre interlocuteurs dispersés présente des avantages, une réduction des dépenses (avion, train, hôtel…), une augmentation du confort (moindre fatigue, déplacements évités …) et un gain de temps appréciable. En revanche, elles freinent la spontanéité des échanges et appauvrissent l’alchimie relationnelle. Pour l’animateur elles réduisent voire supprime ses possibilités de capter les expressions positives ou négatives des participants.

Préparer la réunion

Face aux situations managériales, se présente une difficulté qui consiste à gérer simultanément le contenu des échanges et les relations qui les portent. Ce d’autant plus qu’il est souvent tentant de vouloir aller vite, sans prendre le temps de se préparer. Or, même si de nos jours, cela paraît paradoxal, « savoir perdre du temps pour en gagner » est l’une des clés de l’efficacité de tout manager.

Afin d’éviter les principaux écueils, tout en mettant à profit les aspects positifs, je propose une démarche adaptée à la préparation de ces réunions. Elle oblige à prendre du recul avant d’animer ensuite la réunion de manière efficace. Elle apporte aux participants les informations dont ils ont besoin pour bien participer et assure que le matériel à disposition fonctionne et que l’on est capacité de l’utiliser.

La complexité de ces situations, pouvant être liée au nombre de participants, à la multiculturalité, au type de réunion, à la nature des sujets, à l’importance d’un ordre du jour, les rend rapidement ingérables si certaines précautions ne sont pas prises.

En conséquence, je suggère les quelques principes suivants :

  • Organiser des durées courtes (une heure à une heure trente maximum) pour maintenir l’attention et prendre en compte la charge de travail de chacun. Diminuer la durée et augmenter la fréquence permettent, par la même occasion, d’entretenir le relationnel du management d’équipe. 
  • Réduire autant que possible le nombre de points à l’ordre du jour.
  • Limiter le nombre de participants à huit maximum, excepté pour les réunions d’information, afin d’éviter les dispersions, les décrochages, les attentes trop longues de chacun avant d’intervenir et parvenir à mieux suivre leurs réactions.
  • Éviter les réflexions d’ordre stratégique, le brainstorming, les négociations difficiles, les processus de décision concernant des enjeux importants.
  • Privilégier le règlement de problématiques ponctuelles. Par exemple, présenter et analyser des éléments de reporting, faire le bilan d’étape d’un projet, ajuster à la dernière minute un appel d’offres ou un cahier des charges, débloquer la poursuite d’une activité, décider le lancement d’une opération promotionnelle…
  • S’abstenir d’inviter les personnes qui peuvent se contenter du compte rendu, convoquer uniquement celles qui apportent une réelle plus-value ou ont besoin d’en bénéficier.

Transmettre à chacun les informations nécessaires à sa participation

  • S’ajuster avec chaque participant sur une date et une heure compatibles avec les décalages horaires.
  • Adresser une invitation en précisant les informations nécessaires : – le sujet et l’objectif pour chaque thème abordé ;

– le nom des participants et si besoin leurs coordonnées et caractéristiques (adresse mail, site, pays, fonction, responsabilité) ;

– les documents indispensables à leur participation ;

– les modalités pouvant être retenues selon le contexte :

– le type de matériel à prévoir, les moyens de mise en contact (numéro de téléphone, lien de partage de fichiers…), la langue retenue,

– insister sur la ponctualité,

– fixer l’ordre de passage des interlocuteurs avec le timing estimé pour chacun d’eux,

– spécifier les informations que certains participants doivent apporter.

Organiser la mise en place du matériel

  • Ne pas hésiter à se faire aider pour les aspects logistiques et, comme un bug est vite arrivé, vérifier le bon fonctionnement du matériel, la qualité de l’émission et de la réception. Comme la vidéo augmente le risque de baisse d’attention, il est important d’assurer aux interlocuteurs une transmission de qualité et d’éviter des problèmes techniques.
  • Contacter un correspondant pour effectuer un essai dans les conditions du réel (enjeu de la réunion, manque de pratique du matériel…). 
  • Effectuer, si utile, une répétition quelques instants avant pour prévenir les surprises de dernière minute.
  • Prévoir l’élaboration et la diffusion du compte rendu. Si une aide s’avère nécessaire, prévenir la personne qui devra le rédiger et le diffuser afin qu’elle soit en mesure de se préparer ou de s’ajuster avec vous.

Recommandations

  • La veille, adresser un message à tous les participants pour rappeler l’horaire.
  • Si les conditions le justifient, pour dynamiser les échanges, s’appuyer sur les outils interactifs (messagerie, fichiers partagés, tableau blanc interactif).

Animer la réunion  

Pas facile d’intégrer les personnes arrivant en retard, de limiter les digressions d’éviter la distraction des participants, de réguler ceux qui font un usage abusif de leurs smartphones ou ordinateurs…Pour fluidifier les échanges, maintenir l’attention, réduire les comportements de passivité ou de retrait, contribuer au respect des interlocuteurs, asseoir la légitimité du manager ou de l’animateur et in fine atteindre les résultats escomptés, je propose les quelques « process repères » de bon sens suivants.

Commencer de façon conviviale 

  • Souhaiter aux participants la bienvenue et les remercier de leur présence, voire de leur ponctualité. S’ils ne se connaissent pas déjà, leur demander de se présenter. C’est une façon de les intégrer a minima ; ils entendent leurs voix et les repèrent, bien qu’ils soient dans des lieux différents. 
  • Pour que chacun puisse s’organiser, indiquer la durée maximum de la réunion.

Rappeler l’objectif

Pour chacun des points abordés, préciser brièvement le contexte et l’objectif qui a été, en principe, déjà adressé. S’assurer si nécessaire que celui-ci est bien compris de tous, obliger à un ajustement sur ce que l’on veut atteindre avant d’engager trop vite la discussion, en particulier s’il y a des participants de culture différente.

La formulation d’un objectif* donne du sens au travail en commun et aux échanges qui s’ensuivent. Il engage les parties dans une dynamique positive et convergente, confère une légitimité pour recentrer les digressions, fait émerger des attentes ou des préoccupations non exprimées.

Indiquer les règles de fonctionnement 

  • Préciser, pour chaque sujet, la manière dont les échanges vont se dérouler. Par exemple, parler à tour de rôle, attendre d’être sollicité, se nommer avant de parler, s’exprimer en une minute au maximum… 
  • En « conf call », pour éviter les bruits parasites, demander aux participants de mettre leur téléphone en silencieux. 

Favoriser les échanges 

  • Afin de recueillir les avis, ne pas hésiter à reformuler pour approfondir un point. Les participants se sentent ainsi écoutés et reconnus. 
  • Dans un contexte multiculturel, accorder à chacun suffisamment de temps pour répondre aux questions. Si un interlocuteur s’écarte de l’objectif ou ne respecte pas la méthode annoncée pour les échanges, l’interrompre pour assurer un recentrage. 
  • En cas d’événements imprévus (bruits, rires ), expliquer ou demander ce qui se passe pour que nul ne se sente exclu. 
  • Effectuer des synthèses partielles pour favoriser la progression des échanges. 
  • S’assurer que personne n’a plus rien à ajouter et acter ce qui est convenu avant de passer à un autre point. 

Structurer les conclusions 

  • Préciser les décisions prises et les suites envisagées en rappelant qui fait quoi et pour quand. 
  • Indiquer qu’un compte rendu sera adressé aux participants et les remercier de leur participation surtout ceux qui ont fait un effort particulier (horaire de nuit, long trajet, problème de santé). 
  • Fixer la date d’une prochaine réunion si le traitement d’un sujet doit être poursuivi. 
  • En profiter, s’il reste du temps, pour débriefer la façon dont s’est déroulée la réunion, afin d’améliorer la prochaine rencontre et développer une culture collective. 

Organiser la suite de la réunion 

  • Réaliser un compte rendu des conclusions. Il doit être adressé dès que possible. Il constitue une mémoire commune qui facilite le suivi des opérations et la mobilisation des personnes. 
  • En cas de difficultés ou de situations imprévues qui n’ont pu être abordées, faire une consultation par e-mail sur les améliorations possibles. 

Recommandations 

  • Commencer à l’heure par respect pour les interlocuteurs.
  • Accorder une grande attention aux participants de culture et de langue différentes. 
  • Faire attention aux objets susceptibles de créer des bruits insolites (stylos rétractables ou tapotés sur la table, fauteuils qui grincent…). 
  • Proposer une pause si la réunion doit absolument durer une heure ou plus.
  • Attendre que tous les participants se soient déconnectés pour éviter de leur raccrocher au nez ou qu’ils entendent des propos qu’ils ne devraient pas entendre ! 

En conclusion

Suivre ces étapes peut donner une impression de lourdeur, de temps perdu ou encore de rigidité. Mais faciliter l’organisation du temps des participants, assurer un bon fonctionnement de l’outil de communication, fluidifier les échanges et disposer des traces des décisions prises, sont indispensables pour en tirer le meilleur parti dans l’intérêt de tous.

Nous remercions vivement  Dominique BERIOT  (spécialiste de l’approche systémique du changement et du management dans les entreprises depuis plus de 40 ans), conférencier  et auteur de nombreux articles & ouvrages, dont le dernier paru en Février 2018, « Guide systémique du manager d’équipe: 40 situations managériales du quotidien » aux Editions Eyrolles), de partager son expertise professionnelle avec nos fidèles lecteurs de www.managersante.com

Biographie de l'auteur : 

Dominique BERIOT, possède une triple expérience professionnelle. D’abord comme manager ou dirigeant dans cinq entreprises différentes de 2000 à 15000 personnes, puis comme consultant de l’entreprise de conseil qu’il a créée et spécialisée dans la conduite du changement par l’approche systémique. Il contribue à la diffusion de la pensée systémique à travers des conférences et des travaux de recherche. Dominique BERIOT a publié 6 ouvrages dans le domaine du management et, plus spécifiquement sur l’approche systémique du changement, dont les plus récents : – « Guide systémique du manager d’équipe, 40 situations managériales du quotidien«  , Eyrolles, 2018. – « Manager par l’approche systémique, s’approprier de nouveaux savoir-faire pour agir dans la complexité », Eyrolles, 2014. (préface Michel Crozier).« 
LES RENCONTRES DE LA CHAIRE DE GESTION DES SERVICES DE SANTÉ DU CNAM
Événement organisé en partenariat avec la plateforme média digitale ManagerSante.com.
 
Notre système de santé n’a cessé d’évoluer, de se transformer pour assurer une offre de soins de qualité, adaptée, accessible à tous. Cependant, la crise sanitaire a mis en lumière des faiblesses que nous devons mieux comprendre pour agir. Médecins, directeurs d’établissement, spécialistes des soins viendront débattre de ces questions dans le prolongement de l’ouvrage auquel ils ont contribué : Innovations & management des structures de santé en France, aux éditions LEH.

INTERVENANTS

  • Olivier BABINET, président de Health In Move, directeur d’établissements de santé, expert en transformation des organisations sanitaires et en e-santé 

  • Ines GRAVEY, responsable de la mission innovation de l’hospitalisation à Domicile (HAD) de l’AP-HP

  • Jan-Cédric HANSEN, praticien hospitalier, médecin coordonnateur, gériatre et administrateur du CHAG de Pacy/Eure, membre du Collège médical de territoire et du COSTRAT du GHT Eure-Seine-Pays-d’Ouches

  • Jacques LUCAS, président de l’Agence numérique en santé

  • Nada NADIF, responsable Grands comptes SIEMENS, consultante santé

  • Alain PHILIBERT, directeur Général adjoint du groupe hospitalier Bretagne Sud

  • Thèrese PSIUK, directrice des soins

  • Jean-Luc STANISLAS, fondateur de www.managersante.com, expert-consultant et conseil en management hospitalier & leadership, membre expert à la Haute Autorité de santé (HAS), Directeur de l’ouvrage « Innovations & management des structures de santé en France » (LEH Edition, 10/20221).

ManagerSante.com soutient l’opération COVID-19 et est partenaire média des  eJADES (ateliers gratuits)
initiées par l’Association Soins aux Professionnels de Santé 
en tant que partenaire média digital

 Parce que les soignants ont plus que jamais besoin de soutien face à la pandémie de COVID-19, l’association SPS (Soins aux Professionnels en Santé), reconnue d’intérêt général, propose son dispositif d’aide et d’accompagnement psychologique 24h/24-7j/7 avec 100 psychologues de la plateforme Pros-Consulte.

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