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Comment peut-on mettre en œuvre la sélection et l’accompagnement des « faisant fonction » de cadre de santé…? Sylvain BOUSSEMAERE nous présente une initiative d’établissement de santé.

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Article rédigé par Sylvain BOUSSEMAERE, Coordonnateur Général des Soins, directeur de la qualité, de la gestion des risques et de la communication, directeur référent COVID19 territorial et directeur référent du responsable de la sécurité du système d’information du GHT des Pyrénées Ariégeoises

Centre Hospitalier Intercommunal des Vallées de l’Ariège et Centre Hospitalier de Tarascon sur Ariège

 

Décembre 2021

Si « faire fonction » de cadre de santé est devenu une pratique courante dans les établissements de santé souhaitant accompagner les paramédicaux dans leur projet professionnel d’assurer l’encadrement d’un service de soins, les modalités de développement de ce dispositif sont parfois méconnues ou non formalisées.

La question de la déclinaison des étapes à franchir se pose alors afin de constituer une réponse adaptée aux attentes de l’institution et des cadres de demain.

En quoi peut-il être intéressant de proposer à un cadre en devenir d’avoir une expérience de faisant-fonction au préalable avant de passer le concours d’entrée en IFCS?

L’approche portera ici sur l’expérience du faisant-fonction en service de soins mais les invariants d’une telle réflexion peuvent tout à fait être transférés à d’autres expériences de faisant-fonction (cadre de santé chargé de formation ou cadre soignant de pôle ou encore directeur des soins) à des degrés différents mais avec des points de similitude évidents sur certains aspects.

Le contexte en présence au CH intercommunal des vallées de l’Ariège

Le projet de soins infirmiers, de rééducation et médicotechnique dans son axe 6 « optimiser l’attractivité des paramédicaux » – objectif 2 « fidéliser les professionnels » prévoit à l’action 4 le « développement de la bientraitance managériale ».

Parallèlement, le projet managérial de la coordination générale des soins dans son axe 1 « renforcer la professionnalisation des personnels d’encadrement » – objectif 2 « encourager le développement des projets professionnels et développer les compétences » prévoit à l’action 2 « l’accompagnement à la mobilité et au développement des projets professionnels ».

Enfin le plan de formation de l’établissement s’appuie sur les besoins identifiés et les souhaits des professionnels afin de permettre l’accompagnement des projets.

Dans ce cadre, l’idée de créer un guide d’accompagnement à la mobilité et au développement des projets professionnels des cadres de santé a germé, afin de favoriser la lisibilité des parcours de professionnalisation des cadres soignants, de rééducation et médicotechniques, et des paramédicaux ayant un projet cadre. Ce guide s’adresse principalement à la coordination générale des soins, aux cadres supérieurs et soignants de pôle, ainsi qu’aux cadres soignants, de rééducation et médicotechniques ou faisant fonction de cadre. Il a été réalisé initialement par un cadre de santé et la Directrice des opérations, celle-ci étant positionnée comme adjointe auprès du coordonnateur des soins. Il a ensuite fait l’objet d’un échange avec le DRH et la directrice de la formation afin de compléter le dispositif par un bouquet de formations utiles pour le faisant-fonction de cadre de santé.

Quelles conceptions préalables du dispositif proposé ?

Il semble important de réfléchir en amont de la mise en place d’un tel dispositif sur les conceptions qui le sous-tendent.

Nous retiendrons ici quelques approches (liste non exhaustive) :

Il semble important de réfléchir en amont de la mise en place d’un tel dispositif sur les conceptions qui le sous-tendent.

Nous retiendrons ici quelques approches (liste non exhaustive) :

La première approche est celle qui considère le fait de pouvoir faire fonction de cadre de santé comme une situation d’apprentissage (selon MEIRIEU en 1987) où la finalité première est le développement de l’apprenant comme une personne et un acteur social, par la mise en place de conditions favorisant avant tout son inscription dans une dynamique identitaire.

Une deuxième approche assimile ce dispositif à un stage en responsabilité (selon PELPEL en 1989) d’une durée de plusieurs mois, l’objectif étant alors de prendre des initiatives et d’être évalué. C’est la fonction probatoire du stage qui apparaît ici comme une période d’initiation pratique à une profession à travers l’hétéro-formation (le faisant fonction de cadre de santé reçoit des conseils et bénéficie de l’expérience des autres), l’éco-formation (le faisant-fonction de cadre de santé se familiarise avec un nouveau milieu comportant une dimension professionnelle mais aussi sociale et relationnelle) et l’auto-formation (le faisant-fonction de cadre de santé apprend par exercices et acquière des capacités à partir de l’activité qu’il déploie lui-même).

La troisième approche est l’approche expérientielle soutenue par KOLB en 1984, qui définit le concept comme un processus au cours duquel un savoir est créé grâce à la transformation de l’expérience qui permet de « faire l’expérience de à avoir l’expérience de ». KOLB identifie ainsi quatre phases représentées dans le schéma ci-dessous :

 

Les notions de tremplin ou d’ascenseur social constituent la quatrième approche, favorisant la « confidence-building » (ce qui fait naître et construit la confiance) et l’« empowering » (se donner du pouvoir ou de la puissance), ces deux concepts procurant un sentiment d’assurance ou de réassurance.

Enfin la dernière approche est celle d’un véritable changement de paradigme auquel est confronté le faisant-fonction de cadre de santé, qui est amené à passer d’une logique de soins qu’il a connu dans son exercice paramédical initial à une logique de gestion des soins, de management et/ou de pédagogie.

Quels objectifs visés par ce dispositif ?

Pour le cadre en devenir les objectifs sont nombreux :

  • Se conforter ou pas dans sa décision de devenir cadre
  • Entamer une réflexion sur sa posture et se positionner auprès des autres acteurs,
  • Etayer son expérience pour préparer le concours d’entrée en formation de cadre de santé et mieux appréhender ses besoins en formation en IFCS

Pour l’établissement de santé, il s’agit avant tout d’évaluer les aptitudes à la fonction cadre de l’agent, confronter le faisant fonction à ses choix, accompagner le projet professionnel et favoriser la construction identitaire de cadre de santé.

Il s’agit donc bien d’un rapport « gagnant-gagnant » entre l’établissement et la personne qui sera sélectionnée pour participer à ce dispositif.

Quelles étapes à respecter ?

Les deux principales étapes à respecter sont la sélection et l’accompagnement.

La sélection est elle-même constituée de sous-étapes : le repérage des potentiels, la validation du projet cadre et le recrutement.

L’accompagnement sera également jalonné de sous étapes : la contractualisation, le tutorat, l’aide à la prise de poste et l’évaluation.

La sélection du faisant fonction de cadre de santé

1-1 Le repérage des potentiels 

Une des missions de l’encadrement (qu’il soit de proximité ou de pôle) est de repérer les potentiels d’évolution des professionnels. A partir de l’observation quotidienne et des entretiens annuels d’évaluation, l’encadrement accompagne les professionnels à prendre conscience de leurs ressources et à l’émergence de leurs projets professionnels.

Ce repérage peut également s’effectuer lors de la participation de l’agent dans des groupes de travail institutionnels (projet de soins infirmiers de rééducation et médico-techniques, projet qualité et gestion des risques, projet social, etc…) ou lors de son implication comme membre d’instances (CSIRMT) ou de référent (hygiène, douleur, etc…).

Il arrive également parfois que l’agent sollicite directement un rendez-vous avec le coordonnateur général des soins, après en avoir informé sa hiérarchie de proximité.

1-2 La validation du projet cadre

La validation de la pertinence et de la faisabilité est réalisée par le coordonnateur général des soins ou son représentant à partir de :

  • L’évaluation des capacités du candidat à devenir cadre
  • L’avis du cadre de santé et du cadre soignant de pôle, appuyé si besoin par celui du chef de service ou du chef de pôle
  • La gestion prévisionnelle des métiers et des compétences
  • La politique de promotion professionnelle interne à l’établissement
1-3 Le recrutement du faisant fonction de cadre

La structuration du processus de mobilité et de recrutement est identique que ce soit pour les faisant fonction de cadre de santé ou les cadres de santé, médicotechniques et de rééducation

  • A partir des publications de poste
  • Après examen des lettres de motivation et curriculum vitae et des derniers entretiens annuels d’évaluation
  • Après entretien de sélection

Sauf exception, l’affectation du paramédical faisant fonction de cadre de santé ne se fait pas dans son unité d’origine.

Le schéma suivant précise les différentes phases dans le processus de recrutement :

L'accompagnement

2-1 La contractualisation

La période d’intégration du paramédical faisant fonction de cadre est soumise à contractualisation précisant que :

  • Sa durée est d’une année, éventuellement renouvelable (sous réserve des résultats d’évaluations menées régulièrement, sachant que des évaluations répétées non satisfaisantes entrainent l’arrêt de l’expérience de faisant fonction) ; elle dépend de la GPMC et des postes de cadre de santé disponibles dans le futur
  • En fonction des choix institutionnels et des évaluations, le faisant fonction de cadre de santé bénéficiera de la préparation au concours d’entrée en IFCS.
  • A tout moment, l’IDE peut arrêter l’expérience de faisant fonction. La date de fin de mission sera proposée par le cadre supérieur de santé / cadre soignant de pôle et validée par la coordination générale des soins.
  • Un entretien est formalisé avec la coordination générale des soins à 3 mois, 6 mois et 12 mois. Le faisant-fonction de cadre présentera un rapport d’étonnement à 3 et 6 mois puis un projet visant l’amélioration du fonctionnement de l’unité ou des unités en référence à 12 mois.
  • La rémunération comportera une valorisation (exemple : 10h supplémentaires /mois)
  • Le faisant-fonction de cadre de santé ne fera pas de gardes durant les 6 premiers mois puis sera d’abord en doublure lors des gardes de semaine et il ne réalisera pas de gardes de WE seul, sauf à ce qu’il le souhaite et que cela soit validé par le coordonnateur général des soins
  • L’inscription à un bouquet de formations sera proposé

2-2 Le tutorat du faisant fonction de cadre de santé

Afin de soutenir le projet du paramédical faisant fonction de cadre, la coordination générale des soins, en collaboration avec le cadre supérieur de santé / cadre soignant de pôle, nomme un tuteur. Le plus souvent, il s’agit du binôme cadre (organisation mise en place permettant d’avoir un cadre de santé en binôme lors des absences du cadre de santé) mais, dans certaines situations, il peut s’agir de l’ancien cadre de l’unité/des unités de référence ou du cadre soignant de pôle lui-même.

L’enjeu est de maintenir les motivations de l’agent à concrétiser son projet.

Les objectifs généraux sont d’amener le faisant fonction de cadre à :

  • Intégrer ses propres ressources
  • Prendre de la distance par rapport aux situations vécues pour pouvoir les analyser
  • Favoriser la mutation de la fonction soignante à celle de manager

Les objectifs d’apprentissage pour le faisant fonction de cadre sont :

  • D’observer l’équipe pluridisciplinaire
  • D’identifier les circuits dans l’unité et entre services
  • D’apprendre à gérer les ressources humaines
  • D’utiliser les outils mis à sa disposition
  • De discuter avec le tuteur des décisions à prendre ou prises
  • De rencontrer les acteurs des services supports
  • De rencontrer les acteurs médico-soignants du pôle

Pour atteindre ces objectifs, le tuteur devra :

  • Expliquer son propre fonctionnement (si le tuteur est lui-même cadre d’un service de soins)
  • Expliquer les différentes formes d’utilisation des services logistiques
  • Aider à la compréhension des situations rencontrées
  • Expliquer l’outil informatique et l’utilisation des différents logiciels (dossier patient informatisé, plannings, gestion des RH, matériel, etc…)
  • Accompagner à la gestion des ressources humaines
  • Accompagner à la gestion du matériel
  • Accompagner à l’organisation et l’animation de réunions
  • Répondre aux questions du faisant fonction de cadre

Il est également possible, en amont de la prise de poste, selon les possibilités institutionnelles, de prévoir une période d’immersion en doublure avec l’ancien cadre de santé de l’unité (une semaine le plus souvent).

2-3 L’aide à la prise de poste du faisant fonction de cadre de santé

Les cadres et faisant fonction de cadres de santé exercent une fonction complexe dans un univers en mouvance perpétuelle.

La prise de poste constitue une étape importante du projet professionnel de l’intéressé en ce sens qu’elle est le moment où :

  • Le faisant-fonction de cadre bascule dans le monde du management. Dans ce cas, la prise de poste représente la 1ère véritable mise en situation professionnelle et marque l’obligation d’une harmonisation entre soin et management.
  • Le faisant-fonction de cadre doit s’initier à une nouvelle équipe, une nouvelle unité, voire un nouveau pôle ;

Dans tous les cas, l’aide à la prise de poste est indispensable au développement des compétences et à la construction de l’identité professionnelle.

En amont de la prise de poste : l’accueil

L’accueil est un prérequis à la prise de poste. C’est un acte relationnel qui constitue la 1ère phase de l’intégration au nouveau poste, voire à la nouvelle structure s’il s’agit d’un site différent de celui occupé auparavant par le paramédical.

Dimension organisationnelle de l’accueil

La dimension organisationnelle sous-entend la préparation de l’arrivée du faisant fonction de cadre dans les dimensions personnelle, professionnelle et administrative :

  • UF de rattachement
  • Carte professionnelle
  • Intégration à l’organigramme de la CGS
  • Diffusion générale de l’information en lien avec l’arrivée du faisant fonction de cadre
  • Etiquette posée sur la porte du bureau et au niveau de la signalétique si c’est l’habitude institutionnelle

Dimension matérielle de l’accueil

La dimension matérielle correspond à l’accès aux équipements et à ce qui est réservé au cadre en termes d’environnement de travail :

  • Bureau, informatique, téléphonie, blouse
  • Accès aux logiciels nécessaires à l’exercice des missions (RH, SIIPS, bureautique…)
  • Accès à la liste de diffusion cadres
  • Accès aux outils et au fichier partagé CGS-cadres de santé (comptes-rendus de réunion des cadres de santé, guide DRH de la CGS, etc…)

Dimension relationnelle de l’accueil : l’entretien avec le coordonnateur général des soins ou son représentant en présence du cadre supérieur de santé / cadre soignant de pôle

Cet entretien a pour objectifs de :

  • Diminuer l’anxiété liée à la prise de fonction
  • Faciliter l’insertion
  • Donner les informations essentielles : à ce sujet, le coordonnateur général des soins présentera dans les grandes lignes le projet de soins infirmiers, de rééducation et médico-techniques local et de territoire, la politique managériale de la coordination générale des soins, le projet managérial, le projet qualité et sécurité des soins et un exemplaire du projet d’établissement (il donnera accès aux documents détaillés pour lecture dans un second temps, tout en restant à disposition si besoin) ; le cadre soignant de pôle proposera un document de présentation du pôle de référence et de l’unité dans laquelle le faisant-fonction prendra ses fonctions. Ce document comprendra à minima :
    • L’environnement et l’historique du pôle
    • La structure du pôle
    • Les binômes cadres du pôle
    • La liste des documents à consulter
    • La liste des référents utiles en lien avec le poste
    • Les intentions stratégiques du pôle et principaux projets
    • La ou les maquettes organisationnelles des unités du périmètre de responsabilité
    • Les compétences des personnels affectés sur la ou les unités du périmètre de responsabilité
  • Présenter le nouvel environnement, les tâches et missions qui sont confiées
  • Evaluer les compétences en fonction des exigences du poste permettant d’assurer qualité et sécurité des soins dans l’unité d’affectation et de proposer en fonction un accompagnement personnalisé
  • Fixer des objectifs
  • Définir les modalités de suivi et d’intégration
  • Préciser les modalités de structuration de la communication institutionnelle : réunions des cadres de santé, séminaire des cadres de santé, assemblée générale des cadres, etc…
  • Répondre aux demandes du faisant-fonction de cadre de santé

La prise de poste

Rôle du cadre supérieur de santé / cadre soignant de pôle

Le cadre supérieur de santé / cadre soignant de pôle se positionne dans son rôle de superviseur et d’accompagnateur du faisant-fonction de cadre de santé.

A J1 de la prise de poste, il présente le faisant-fonction de cadre à l’équipe médico-soignante, au chef de pôle, à ses collègues cadres et propose une visite de l’établissement si besoin.

Il contrôlera le respect des consignes qui ont été donnés au nouveau faisant-fonction de cadre lors de l’entretien d’accueil, notamment sur la lecture et l’intégration des documents à consulter.

Rôle du binôme cadre

Le binôme cadre permet d’assurer en toute circonstance la continuité de l’encadrement soignant. Il peut également être une aide sur certains projets et apporter un soutien de type tutorat.

Rôle du coordonnateur général des soins

Processus nécessaire à l’intégration, l’autonomisation et la responsabilisation du faisant fonction de cadre de santé sont des objectifs prioritaires puisqu’ils constituent l’un des axes d’exercice de la fonction cadre. La coordination générale des soins et le cadre supérieur de santé / cadre soignant de pôle sont garants de la politique d’intégration qui prévoit de créer les conditions afin que le faisant fonction de cadre de santé puisse devenir un professionnel autonome.

La responsabilisation est progressive. Elle s’inscrit dans un processus de confiance avec le cadre supérieur de santé / cadre soignant de pôle, à travers le développement des compétences, la capacité à se positionner.

L’intégration au collectif cadres est facilitée également par la présentation du faisant-fonction de cadre de santé au collectif cadres lors d’une réunion mais aussi auprès de l’équipe de direction.

La préparation à la fonction de cadre de santé via la formation

En complément de l’accès à la formation continue proposé dans le cadre du plan de formation aux cadres de santé, et avant d’envisager le financement d’une préparation de cadre de santé en IFCS, il a été convenu avec la direction de la formation continue, la DRH et la Coordination générale des soins, de mettre à disposition du faisant-fonction de cadre de santé un certain nombre de formations (interne ou via des formateurs extérieurs, en présentiel ou en E-learning, capsules vidéos, etc…) au choix selon les souhaits et besoins :

  • RH et réglementation du temps de travail
  • Gestion et conduite de projets
  • Management d’équipe
  • Secret médical et secret partagé (rappels)
  • Management par la clinique et par la qualité et gestion des risques
  • Spécificités entre cadres de santé en secteur médico-social
  • Bibliographies ou formation en lien avec les spécificités de service

2-4 L’évaluation du faisant fonction de cadre

L’évaluation est considérée ici comme la dernière étape du processus d’accompagnement du faisant-fonction de cadre de santé et s’inscrit dans le modèle global d’intégration.

L’évaluation passe également par un temps d’appropriation des valeurs et des normes constituant la manière de penser du nouveau groupe d’appartenance. C’est un processus continu et en ce sens, la période d’intégration ne peut être inférieure à un an.

Le rapport d’étonnement

En favorisant le questionnement du nouveau cadre ou faisant fonction de cadre, le rapport d’étonnement est un outil d’implication rapide.

A la demande de la coordination générale des soins, le faisant fonction de cadre de santé établira son rapport d’étonnement de manière à :

  • Expliciter ses interrogations,
  • Formaliser ce qu’il a vu et compris du fonctionnement de ou des unités où il est affecté,
  • Noter son ressenti par rapport aux acteurs et aux pratiques rencontrées
  • Proposer des idées nouvelles

Les entretiens intermédiaires

  • Rencontres avec le cadre supérieur de santé / cadre soignant de pôle : de façon formelle tous les 15 jours pendant 3 mois.
  • Rencontres avec la coordination générale des soins : en présence du cadre supérieur de santé / cadre soignant de pôle : de façon formelle à 3, 6 et 12 mois. Ces entretiens se feront sur la base du référentiel de compétences de la fonction cadre :
    • A 3 mois, il s’appuiera également sur le rapport d’étonnement
    • A 6 mois, un premier bilan des actions menées sera exposé par le faisant fonction de cadre de santé
    • A 12 mois, un second bilan sera réalisé. Il permettra de valider le positionnement du faisant fonction de cadre de santé et de décider d’un accompagnement ou non vers une entrée en IFCS

L’entretien d’évaluation

L’entretien d’évaluation est le moment clé de la contractualisation du projet professionnel. Sur la base du référentiel de compétences de la fonction cadre, il est préparé par les 2 parties : le faisant fonction de cadre de santé et le cadre supérieur de santé / cadre soignant de pôle. Il permet de :

  • Faire un bilan de l’année écoulée
  • Entendre les aspirations du faisant fonction de cadre de santé mais aussi ses éventuelles difficultés rencontrées
  • Discuter sur les points positifs et axes d’amélioration à partir d’un bilan des actions menées
  • Valider ou pas la poursuite de l’accompagnement institutionnel pour devenir cadre de santé
  • Présenter les objectifs pour la période suivante et négocier les moyens pour y parvenir

En conclusion :

Le métier de cadre à l’hôpital peut s’avérer parfois peu attractif car il est souvent mal connu, se heurte encore à une image négative et souffre d’un cloisonnement de grades qui pourraient restreindre l’accès aux postes proposés.

Le rapport final relatif à la transformation du système de santé intitulé « transformer les conditions d’exercice des métiers dans la communauté hospitalière » préconisait quatre mouvements à engager simultanément :

  • le pari de la souplesse et de la confiance,
  • des mesures pour favoriser la fluidité, la perméabilité et la coopération entre les différentes catégories professionnelles
  • une meilleure reconnaissance de la fonction d’encadrement
  • une légitimation par la compétence de la fonction managériale

Sélectionner et accompagner les faisant-fonction de cadres de santé peut ainsi constituer un levier d’attractivité pour rendre plus attractif le métier de cadre de santé dans un rapport gagnant-gagnant entre l’institution et le cadre de santé en devenir.

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