Ce nouvel article est rédigé pour notre plateforme média ManagerSante.com
co-rédigé par des professionnels du Centre Hospitalier de Valenciennes avec le Docteur Christian CATTOEN, Chef de Service Microbiologie, le Docteur Giselle DEWULF, vice-Chef de Pôle du laboratoire, Fabrice CATOIRE, Responsable Cellule Méthode et Projets et en collaboration avec Jean-Marie PIOT, Chef de projet bioMérieux.
Le secteur des laboratoires hospitaliers connaît une accélération rapide ces dernières années de l’automatisation de ses procédés dans un objectif de tout mettre en œuvre pour améliorer en termes de rapidité et de pertinence le rendu des résultats d’examen. Documenter plus rapidement sur le plan bactériologique génère un bénéfice individuel pour le patient : confirmation diagnostique et adaptation thérapeutique au profit d’une prise en charge optimale individualisée, mais également collectif dans le bon usage des antibiotiques et la lutte contre l’antibio-résistance.
Le projet technologique
L’intégration des innovations technologiques dans un environnement existant pose toutefois des difficultés multifactorielles et complexes à résoudre. La solution WASPLab® et Colibri™, produit par COPAN et distribué par bioMérieux S.A. comporte une chaîne robotisée et un logiciel d’intelligence artificielle embarqué permettant :
- d’assurer l’ensemencement des différents types de prélèvements et leur incubation (géloses numérisées par caméras télé centriques avant chargement, picking sur stations assistées, convoyeurs),
- d’interpréter les cultures (analyses différentielles des colonies bactériennes par algorithmes pour détecter une croissance et une couleur).
Ceci a permis de :
- diminuer les tâches répétitives et peu valorisantes des techniciens (utilisation du papier, crayon, tri de feuilles, tri de boites de culture) aux profits de tâches relevant davantage de son niveau de compétence : le technicien conserve la maitrise et la décision de chaque étape du processus d’analyse ;
- d’homogénéiser et standardiser les pratiques permettant entre autres de maîtriser la traçabilité et faciliter la démarche d’accréditation Cofrac.
La gouvernance : pierre angulaire de la réussite du projet
La maîtrise des couts, de la qualité et du délai de mise en œuvre du projet passe par une organisation structurée et respectée par tous les acteurs du projet. C’est ainsi qu’a été mis en place dès la phase de contractualisation entre la société bioMérieux et le Centre Hospitalier de Valenciennes un comité opérationnel (COMOP) se réunissant périodiquement tous les 15 jours tout au long de la mise en œuvre de l’automatisation de la chaîne de microbiologie WASPLab® jusqu’à trois mois après le démarrage en production.
Ces points réguliers de synthèse et de coordination ont fait systématiquement l’objet de la diffusion d’un relevé de décision précisant les contournements à opérer pour les actions en retard et la planification des actions à venir sur les différents champs abordés ci-après :
Les retards ou l’anticipation de difficultés à venir y sont traités de manière concertée avec un haut niveau de responsabilisation de l’équipe projet du comité opérationnel. Ainsi, l’animation et la composition de ce comité a été déterminante avec des personnes désignées pour leurs compétences et leur responsabilité parmi les fonctions suivantes :
- Animateurs et rapporteurs :
- Mr J.M. Piot de la société bioMérieux et Mr F. Catoire du Centre Hospitalier de Valenciennes.
- Centre Hospitalier de Valenciennes :
- Responsables de biologie médicale,
- Cadre de santé représentant les techniciens,
- responsable informatique du laboratoire,
- fonctions supports : intervenants travaux, biomédical.
- bioMérieux et COPAN :
- Ingénieurs d’application, systèmes, IT et connexions,
- Spécialiste d’accompagnement aux changements technologiques.
- MIPS (société pour le Système Informatique du Laboratoire) :
- Chef de projet,
- Ingénieurs d’application, IT et connexions.
Témoignage de Dr C. Cattoen, chef de service Microbiologie du Laboratoire du Centre Hospitalier de Valenciennes :
Le type de chaîne automatisée mise en place n’équipe actuellement que quelques très gros CHU ou groupes privés, et nous sommes le premier Centre Hospitalier Général à en disposer. Cela a été rendu possible grâce à la confiance établie du fait de la gouvernance entre équipes de direction et médicales, à la gestion efficiente de notre institution, mais également la réflexion menée régionalement qui vise à rationaliser les équipements sur le territoire de santé au profit du patient. Notre laboratoire de microbiologie réalise à ce titre les examens pour 5 établissements de santé soit plus de 3500 lits, et très prochainement notre champ d’activité s’élargira encore, le dimensionnement de nos équipements et de notre équipe ayant été prévu à cet effet.
La méthode : une responsabilisation des différents acteurs décisionnaires et opérationnels tout au long du déploiement
La méthode a consisté à planifier/anticiper toutes les actions à envisager et ce, dès le début de mise en œuvre du projet, et en y assignant des responsables. Ainsi, au sein de chacune de deux parties prenantes du projet, un planning a permis d’aborder et de suivre l’avancement et l’enchaînement des tâches de chacun jusqu’au démarrage en production de la chaîne automatisée. Cette planification de « marche en avant » a été confrontée aux échéances et jalons imposés par le pôle du laboratoire du Centre Hospitalier de Valenciennes, et a amené à des arbitrages et compris avant sa mise en œuvre.
La pandémie Covid-19 ainsi que les retards de développement et les reports de qualification du projet de Système Informatique de Laboratoire multi-sites mené en parallèle par le Centre Hospitalier de Valenciennes, a amené des perturbations dans le délai de mise en production de la chaîne automatisée ; Ceci a conduit à faire des compromis lors des décisions prises en comité opérationnel pour maîtriser 4 reports successifs, tout en maintenant mobilisé les équipes en les impliquant dans :
L’implantation des équipements présentés sur le schéma ci-après,
La mise en place, l’installation, la qualification des instruments et des interfaces avec le système informatique du laboratoire qui était également en cours de mise en œuvre,
L’accompagnement aux changements technologiques des équipes pour se projeter sur la future activité de routine,
les formations des référents et non référents, et le traitement de dossiers virtuels quotidiens pour maintenir les acquis jusqu’au démarrage en production,
la vérification des méthodes,
la mise en production et la montée en charge progressive de production de la chaîne avec un séquencement des examens planifié à l’avance.
De plus, cette situation a généré des risques projets évalués à chaque comité opérationnel : l’un d’entre eux a nécessité l’intervention du Directeur commercial de la société bioMérieux pour négocier le report de plus d’un an de la signature du procès-verbal de réception sans réserves bloquantes, libérant ainsi la facturation et la période de garantie contractuelle de la chaîne.
Témoignage de Dr G.Dewulf, vice-chef de pôle du Laboratoire du Centre Hospitalier de Valenciennes :
Ce projet se devait d’être participatif dans la méthode, afin que chacun puisse se l’approprier. En amont, des groupes de travail pluridisciplinaire ont été constitués. Puis les choix d’équipement faits, la gestion en mode projet avec l’implication des équipes du laboratoire tous métiers confondus, de la cellule méthode et projets de l’établissement et la société bioMérieux a été la clef de son succès. Je ne peux que saluer :
l’engagement fort des 3 acteurs de ce projet : l’industriel, le service de microbiologie et le service informatique du laboratoire de l’hôpital,
la méthode de travail : s’organiser en mode « gestion de projet » a été une vraie force et un bel apprentissage,
la compétence et l’enthousiasme des différents acteurs ayant œuvré à cette belle réussite malgré les aléas de la crise sanitaire Covid qui nous ont chahutés !
L’outil : une plateforme partagée de planification, de contrôle et de suivi des actions
Créée en avril 2018 à l’initiative de la Direction Générale du Centre Hospitalier de Valenciennes, la Cellule Méthode et Projets a mis à disposition des membres du COMOP dont la société bioMérieux, une plateforme partagée Planzone de planification et de suivi de projet, développée par la société Augeo Software.
Simple d’utilisation et de visualisation par tous les corps de métier impliqués dans la mise en œuvre du projet, cette plateforme a permis :
- de suivre en temps réel l’avancement des tâches par les opérationnels,
- d’anticiper les éventuels reports et difficultés à venir,
- de préparer les ordres du jour des comités opérationnels,
- de centraliser la documentation clé du projet.
En conclusion
En résumé, la réussite de mise en œuvre de ce projet a reposé sur trois piliers fondamentaux que sont :
- une gouvernance robuste et partagée avec un binôme superviseur et chef de projet des deux parties prenantes,
- une méthode éprouvée,
- un outil collaboratif.
Le projet, concrétisé en mars 2021, connaitra des prolongements grâce à des travaux scientifiques menés en partenariat entre le Centre Hospitalier de Valenciennes et bioMérieux. Ils auront deux objectifs :
- développer et valider de nouveaux algorithmes utilisables en routine,
- mettre en œuvre une étude médico-économique visant à évaluer et mesurer le bénéfice de cette automatisation pour les patients hospitalisés en soins critiques.
Nous remercions vivement les acteurs du Centre Hospitalier de Valenciennes, en particulier :le Docteur Christian CATTOEN, Chef de Service Microbiologie, le Docteur Giselle DEWULF, vice-Chef de Pôle du laboratoire, Fabrice CATOIRE, Responsable Cellule Méthode et Projets et en collaboration avec Jean-Marie PIOT, Chef de projet bioMérieux, pour avoir accepté de proposer la publication de cet article, pour nos fidèles lecteurs de ManagerSante.com.
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