Comment clarifier les contributions des membres d’une « équipe projet » pour gérer les interfaces avec les  » parties prenantes » ? Par Dominique BERIOT

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Article proposé par notre expert, Dominique BERIOT  (spécialiste de l’approche systémique du changement et du management dans les entreprises depuis plus de 40 ans), conférencier  et auteur de nombreux articles & ouvrages, dont le dernier paru en Février 2018, « Guide systémique du manager d’équipe: 40 situations managériales du quotidien«  aux Editions Eyrolles)


N°5, Octobre 2018 


 

Tout projet, ou toute activité réalisée en mode projet, se développe dans un système ouvert intégrant des  » parties prenantes[1]  » tant internes qu’externes à l’entreprise.

Une autre dimension de l’organisation, souvent négligée mais aux conséquences importantes, réside dans l’identification des interfaces entre les parties prenantes et les membres de l’équipe projet ainsi que dans la répartition des contributions associées. Elle a pour but de renforcer les synergies essentielles au déroulement du projet.

Qu’apporte cette dimension aux membres de l’équipe projet ?

  • Une vision globale des acteurs concernés par le projet.
  • Une clarification des contributions en matière d’interface équipe / parties prenantes.
  • Une connaissance mutuelle des contributions individuelles.
  • Une meilleure capacité de coordination avec les parties prenantes.

Comment impliquer vos collaborateurs ?

A – Les contributions vis-à-vis des parties prenantes                                                     Je vous propose d’organiser une réunion avec toutes les personnes de l’équipe, y compris celles affectées temporairement au projet, pour les impliquer selon la démarche suivante.

–  Indiquez ce que vous attendez de la réunion

 » Nous sommes réunis pour :

–  d’une part réaliser une représentation globale des parties prenantes internes et externes au projet (c’est-à-dire les acteurs qui sont impliqués dans les décisions et les actions),

– d’autre part décrire nos contributions respectives avec chacune d’elles  « .

– Listez les parties prenantes concernées.

Les échanges entre les membres de l’équipe en favorisent une identification rapide et exhaustive.

– Représentez-les sur un même support

Pour vous y aider, je vous présente un travail effectué par les membres d’une équipe répartis sur trois sites, appartenant à une société internationale d’ingénierie (fig. 1).

 

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Les acteurs à considérer dans les projets de la Sté

 

En vous en inspirant, construisez la représentation de votre système d’acteurs sur un support accessible à tous, en particulier si vous travaillez en visioconférence. Vous disposez alors d’une vision globale des parties prenantes.

– Précisez les contributions      

Poursuivons ensemble leur démarche qui a consisté ensuite à faire émerger les contributions récurrentes de l’équipe avec chacune des parties prenantes.

Remarque : la longue liste ci-après est volontairement conservée dans son intégralité au cas où vous souhaiteriez l’utiliser en totalité ou en partie.

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Précisez alors les contributions propres à votre projet en utilisant comme référence, si nécessaire, les travaux ci-dessus. Leur lecture montre que la majorité de ces contributions se retrouvent dans tout projet quelle qu’en soit sa dimension. Par ailleurs, cette pratique présente l’avantage d’être bien centrée sur la réalité.

Vous êtes maintenant en mesure de mieux les répartir au sein de votre équipe.

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B – La répartition des contributions individuelles

En vous appuyant sur les contributions que vous avez retenues, précisez clairement à chacun ce que vous attendez de lui dans ses relations avec telle ou telle partie prenante. De plus, en fonction de ses attributions, n’oubliez pas de clarifier aussi les relations entre lui et vous.

Selon l’importance  de votre projet et sa complexité, selon le nombre de personnes ressources et leur dispersion géographique, vous déciderez de la manière la plus pertinente, individuelle ou collective, d’organiser ce travail.

Dans le cas d’une petite équipe, un travail collectif facilite la prise en compte des contraintes de chacun et permet de lever les ambiguïtés.

Quelle que soit la méthode retenue, l’essentiel consiste à optimiser le déroulement du projet en donnant à chacun le sentiment d’être impliqué et d’appartenir à une équipe mobilisée.

En conclusion, quelques recommandations utiles : 

  • Le caractère collectif du travail réalisé avec votre équipe est tout aussi utile que l’identification elle-même des contributions à apporter aux parties prenantes.
  • Vous avez intérêt à intégrer le plus tôt possible ce dispositif mais il est toujours temps de le faire en cours de projet. Mieux vaut tard que jamais !
  • Considérez cette approche comme l’un des moteurs essentiels à la vie de votre projet.

 

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Notes

[1] Les parties prenantes ici prises en compte, n’incluent que les acteurs impliqués dans les décisions et les actions du projet, qu’ils soient internes ou externes à l’équipe.

 


 

 

 

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Nous remercions vivement  Dominique BERIOT  (spécialiste de l’approche systémique du changement et du management dans les entreprises depuis plus de 40 ans), conférencier  et auteur de nombreux articles & ouvrages, dont le dernier paru en Février 2018, « Guide systémique du manager d’équipe: 40 situations managériales du quotidien«  aux Editions Eyrolles), de partager son expertise professionnelle avec nos fidèles lecteurs de www.managersante.com


Biographie de l’auteur : 
Dominique BERIOT, possède une triple expérience professionnelle. D’abord comme manager ou dirigeant dans cinq entreprises différentes de 2000 à 15000 personnes, puis comme consultant de l’entreprise de conseil qu’il a créée et spécialisée dans la conduite du changement par l’approche systémique. Il contribue à la diffusion de la pensée systémique à travers des conférences et des travaux de recherche. Dominique BERIOT a publié 6 ouvrages dans le domaine du management et, plus spécifiquement sur l’approche systémique du changement, dont les plus récents : – « Guide systémique du manager d’équipe, 40 situations managériales du quotidien« , Eyrolles, 2018. – « Manager par l’approche systémique, s’approprier de nouveaux savoir-faire pour agir dans la complexité », Eyrolles, 2014. (préface Michel Crozier). – « Du microscope au macroscope, l’approche systémique du changement dans l’entreprise« , (préface de Joël de Rosnay) ESF, 1992. Il a publié de nombreux articles sur plusieurs sites et dans différentes revues spécialisées. Dans le champ de l’ingénierie pédagogique, il a réalisé des films et produit des CD pédagogiques sur le management. Il a également une expérience dans l’enseignement sur les relations sociales dans des Grandes Ecoles prestigieuses (HEC, CESA, ENST, ESCP…). Enfin, de 1987 à 1991, il a été Président du Comité d’Ethique de l’Institut Curie à Paris pour les essais thérapeutiques sur l’homme.

 

Revue de presse Dominique BERIOT ANDRH Personnel Mai 2018

 

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