Peut-on transformer les modes de gestions de projets à l’hôpital ? La Direction du CH de Valenciennes innove avec sa “Cellule Méthode et Projets”

CHValenciennes

Article collectif du Centre Hospitalier de Valenciennes pour ManagerSante.com  rédigé par le Docteur Bernard CASTELLS, (Directeur Innovations et transformations) , Rodolphe BOURRET, (Directeur Général) et Fabrice CATOIRE, (Responsable de la cellule méthode et projets)   

La pandémie Covid 19, qui valide de manière spectaculaire les orientations du plan « MaSanté 2022 », vient de rebattre certaines cartes. Il est très probable qu’un nouvel élan des hôpitaux et des territoires s’inscrira dans les évolutions des organisations.  

Pour anticiper, concrétiser ces évolutions attendues et rendre chaque acteur interne « agile et pro actif », le Centre Hospitalier de Valenciennes développe son management général [1],[2] par la mise en œuvre d’une « suite » d’innovations organisationnelles dont la “Cellule Méthode et Projets”(CMP) qui est l’un des maillons fort des initiatives engagées.   

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La Cellule Méthode et Projets : un dispositif innovant

Créée en avril 2018 à l’initiative de la Direction Générale de l’établissement, la Cellule Méthode et Projets est un dispositif qui vient en appui et en supervision des projets portés par les pôles, dans le respect du mode de management polaire décentralisé et médicalisé mis en place depuis plusieurs années au sein de l’établissement. Elle a pour vocation de porter assistance à tous types de projet dans :

  • Sa phase exploratoire pour structurer le périmètre, les enjeux,
  • Sa définition, avec un argumentaire structuré pour le soumettre aux instances,
  • Sa planification, ainsi que dans le contrôle et la supervision de sa mise en œuvre

Il s’agit de répondre à l’objectif d’une juste gestion des ressources pour faire évoluer la gestion transversale des activités polaires par la création d’une direction adjointe de la performance, dédiée à l’innovation et aux transformations de tous ordres (technologiques, organisationnelles, des pratiques de prise en charge et de gestion des flux et parcours). Celle-ci inclue la direction coordonnée d’un ensemble d’activités qui associe : les systèmes d’information (DSI), la direction qualité (DQ), la cellule méthode et projets (CMP) ainsi qu’une cellule émergente Innovations et transformations (CIT).

Enfin, elle est intégrée, aux côtés du management général des pôles, pour accompagner les modalités de prise de décision et de mise en œuvre du directoire, après avis et validation des différentes commissions pilotées par la commission médicale d’établissement (CME).

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Une approche pragmatique par la création de la Cellule Méthode et Projets (CMP) :

  1. Définir les principes de la CMP :

Il s’agit d’accompagner la commission stratégie et projets (CSP) et les pôles dans la gestion professionnalisée des projets : décision (AMOA) et mise en œuvre (AMOE). La CSP est une commission médicale qui émet, lors d’un vote secret et en séance, un avis sur tous les projets médicaux ou institutionnels (Immobiliers, SI, logistiques, …) du CHV.


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  1. Développer une méthodologie en 3 Phases

Selon la définition admise [3] la gestion de projet [4] ou management de projet [5] est l’ensemble des activités visant à organiser le bon déroulement d’un projet et à en atteindre les objectifs. Elle consiste à appliquer les méthodes, techniques, et outils de gestion spécifiques aux différentes étapes du projet, de l’évaluation de l’opportunité jusqu’à l’achèvement du projet.

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  • AMOA (assitance à maitrise d’ouvrage) : de la « bonne idée » à au dossier projet pour avis ou décision

– Définition des projets : support méthodologique + outils + cadencement de l’avancée des actions.

– Analyse des impacts possibles sur les organisations existantes

– Définition de la cible du projet et des impacts attendus

  • AMOE : de la décision à la réalisation

– Sécuriser le pilotage et la mise en œuvre des projets une fois validés par le directoire

– Cadrer la feuille de route détaillée : acteurs – phases – Jalons – indicateurs

– Suivre la feuille de route : reporting sur les indicateurs et évaluation des risques lors de la mise en œuvre

Non inclus :

– résolution des problèmes (amélioration continue) : direction de la qualité

– benchmark et veille : direction marketing et stratégie

– la rédaction et le déploiement des projets à la place des pôles : trinômes des pôles

  1. Valider les principes généraux :

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Il s’agit d’apporter un soutien professionnalisé mais surtout de ne pas se substituer aux chefs / responsables des projets.

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Une démarche opérationnelle du Centre Hospitalier de Valenciennes pour assurer une gestion professionnalisée des projets

Cette démarche repose en trois processus opérationnels : un état des lieux, des outils et des périmètres d’interventions.

  1. Commencer « par le début » : réaliser un état des lieux (exhaustif) argumenté des projets en cours ou en gestation (exhaustif) dans l’hôpital

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 Constat 1 :  

il existe un nombre important de dossiers présentés pour information ce qui perturbe l’analyse des projets et la prise de décision. D’où la nécessité de revoir les circuits et étapes d’instruction car de nombreux dossiers sont incomplets ou insuffisants.

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 Constat 2  :

Les dossiers incomplets proviennent le plus souvent :

  • soit des pôles qui présentent des projets dits « complexes/lourds »,
  • soit de projets multipolaires où le lien inter pôles n’est pas travaillé en amont.

Un inventaire de tous les projets portés par des services / pôles / instances, en cours et à venir, été réalisé pour rendre visible l’ensemble des projets et leur état d’avancement pour des promoteurs qui ne communiquent pas forcement entre eux.

  1. Proposer des outils qui facilitent la pré-instruction des dossiers : par exemple une fiche pré-projet complète

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Cette fiche identifie le chef de projet, les éléments stratégiques de références ainsi que les résultats souhaités.

Elle permet d’inclure dès l’origine le projet dans l’inventaire qui, de ce fait, est géré de manière dynamique.

  1. Préciser les périmètres d’intervention de la CMP au sein de l’organisation hospitalière : cela défini le « chemin critique » à suivre pour tous les acteurs des pôles qui proposent  des projets

a) Maîtrise d’Ouvrage (MOA) : en phase de définition des projets :

Elle permet de préciser les périmètres visés par une analyse critique de la situation antérieure, les scénarii possibles, et apporte une méthode et des outils. Lors de cette étape il faudra :

    • Définir les flux (parcours patients, matière, donnée) et leur volumétrie prévisionnelle,
    • Intégrer l’apport des nouvelles technologies de l’information, de l’investissement dans les équipements,
    • Construire les maquettes organisationnelles des ressources humaines (RH) correspondantes et le capacitaire projeté,
    • Construire le modèle médico-économique d’exploitation prévisionnelle avec les investissements et financements envisagés.

 

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b) Positionner la place de la CMP dans les processus de décisions

Favoriser la prise de décision (MOA) : la CSP s’appuie sur la CMP qui participe à la cellule stratégique : celle-ci procède à la vérification du processus d’instruction des projets (voir démarche ci-dessous). 

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Un mois avant le passage en CSP, les projets instruits passent en cellule stratégique pour faire l’objet d’une vérification de l’instruction des dossiers (les étapes et les documents fournis).

c) Accompagner la Maîtrise d’Oeuvre (MOE) : en phase d’exécution des projets,

Cette étape permet de maitriser les périmètres fixés par les décisions et de suivre le respect des modalités de mise en œuvre, les ressources, les délais, les relations avec les partenaires, les relations avec les sous-traitants.


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Un bilan plutôt positif de cette innovation managériale : 

La CMP intégrée à une direction Innovations et transformation participe donc à une démarche « processus » qui permet de :

  • Structurer les initiatives des professionnels associant une analyse des besoins, suivie d’une évaluation et d’un choix d’expérimentation si l’évaluation est positive.
  • Effectuer des choix dictés par les usages et les gains attendus et non par la seule opportunité de l’innovation technique ou d’un « effet de mode »,
  • Ainsi définir et valider ce qui est le cœur de métier des hôpitaux : les PARCOURS PATIENTS intra hospitaliers dans une relation Ville – Hôpital ouverte et sécurisée.

Si la gouvernance reste identique, la méthodologie s’adapte à chaque dossier qui va concerner tous les secteurs d’activités de l’établissement (soignants et non soignants).

Sur une année d’existence (2018-2019), plus des deux tiers des activités de la CMP ont été dédiées aux secteurs cliniques et médico-techniques (70% des projets en phase de définition et 85% en phase de mise en œuvre) et moins d’un tiers aux secteurs administration et logistique, démontrant l’intérêt perçu par les professionnels de terrain pour la démarche.

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Quelles perspectives pour le CH de Valenciennes ? 

En 2020, la CMP poursuit son développement et élargi ses activités dans le domaine de l’innovation. Par l’accélération produite pendant la crise du Covid 19 ans et dans la dynamique ville – hôpital elle participe également à :

  • la réorganisation des flux et des parcours patients par la mise en oeuvre d’activités avec les acteurs de la médecine de ville, soignants, pharmaciens, acteurs médico sociaux
  • la création et l’intégration de nouvelles activités en particulier grâce au numérique : télétravail des soignants et professionnels, téléconsultations.
  • l’extension à d’autres établissements publics du GHT du Hainaut Cambrésis, d’autres bassins de vie du territoire, ou d’autres acteurs opérateurs de soins qui souhaiteraient bénéficier de ce savoir-faire.

ANNEXE 1 Fiche projet “Renouvellement des équipements d’imagerie

 

 

Nous remercions vivement le Docteur Bernard CASTELLS, (Directeur Innovations et transformations) , Rodolphe BOURRET, (Directeur Général) et Fabrice CATOIRE, (Responsable de la cellule méthodes et projets) , pour partager leur retour d’expérience pour nos fidèles lecteurs de ManagerSante.com

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Glossaire : 

  • AMOE : Assistance de Maîtrise d’Oeuvre
  • CHV : Centre Hospitalier de Valenciennes
  • CME : Comission Médicale d’Etablissement
  • CMedECO : Commission Médicale Economique
  • CMP : Cellule Méthode et Projet
  • COMOP : Commité Opérationnel
  • COPIL : Commité de Pilotage
  • CSIH : Commission du Système d’Information Hospitalière
  • CSP : Commission Stratégie et Projet
  • MOA : Maîtrise d’Ouvrage
  • MOE : Maîtrise d’Oeuvre

En savoir plus : 

  1. Le Centre Hospitalier de Valenciennes (59) remporte le Prix de l’Excellence Opérationnelle [Organisations publiques] lors de la 26ème Cérémonie des Prix Nationaux de la Qualité et de l’Excellence Opérationnelle 
  2. Le point : spécial hôpitaux et cliniques – Un palmarès 2019 riche en nouveautés 
  3. Définition 
  4. Gestion de projet granddictionnaire.com
  5. Management de projet : « Norme NF ISO 21500 | Lignes directrices sur le management de projet | Norm’Info » [archive], sur norminfo.afnor.org
  6. Parcours de santé, de soins et de vie – Une approche globale au plus près des patients 

 


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