Comment sont exploitées vos informations dans votre entreprise ? 1/2

N°1, Novembre 2016

Toute entreprise de nos jours a accès à Internet. Grâce aux offres actuelles le tout mobile est devenu un quotidien acquis. Chaque collaborateur a désormais accès à tout type d’information où qu’il soit et à tout heure. Il peut à la fois faire ses achats en ligne, suivre les actualités, regarder un film, écouter de la musique, consulter ses Email, compléter son CRM/ERP, faire son rapport mensuel, sa présentation marketing, etc…

Figure 1 – source MEDIAMETRIE / FRANCEINO

Bref, de quoi faire travailler un cost-killer pour des années, sans oublier le stockage incontrôlé des données collectées sur chaque poste.

Sachant que le nombre d’internaute ne cesse d’augmenter en France, à ce jour, plus de cent milliards d’emails professionnels sont échangés en moyenne chaque année. En France, il est recensé environ 75% des personnes utilisant Internet pour envoyer ou recevoir des emails. Loin devant les autres pays Européens tels que : Aux Pays-Bas (90 %), Danemark (88 %) et Suède (87 %)[1].

L’Email dans les PME, reste le moyen de communication principal. A un tel point qu’il sature de plus en plus les serveurs et pose un réel problème de gestion d’information en interne.

Malgré les outils existants pour gérer ces flux, nombreux ne savent pas quoi en faire et comment les exploiter. Bien souvent stockée dans les limbes de l’entreprise, oubliée et parfois ressortie trop tard, ou détruite par inadvertance, l’information se retrouve dans un dossier du bureau sans savoir depuis combien de temps, et sans savoir pour qui, pourquoi et pour quand !!

Et quelque soit la taille de l’entreprise, nous rencontrons toujours ce même problème sur le nombre d’échange d’information transitant via tout type de réseau. Trop de message, pas assez de temps de tout lire, de trier

Plus compliqué pour une PME concernant le contrôle des flux d’information reçus et échangés, car elle ne dispose pas forcément de moyens humains et techniques afin de traiter et contrôler en temps et en heure l’ensemble des informations entrantes. Sans parler de la sécurité…

L’organisation humaine

La gestion des mégas-données des informations a sans doute bouleversé l’organisation et les fonctions dans les entreprises à taille humaine.

De la DRH, DAF, DSI, Direction Marketing et commercial, juridique, qualité et la Direction Général –Tout le monde se renvoie l’information pour la traiter du mieux qu’ils peuvent.

Figure 2 – source : https://jeembee.wordpress.com

Il est toujours plus facile à télécharger, stocker des données sur son poste de travail. Mais dès qu’il s’agit de gérer l’information en temps réel afin de mieux la communiquer, c’est tout un processus qui est parfois laissé de côté, voir ignoré par manque de temps ou de moyen. Idem, lorsqu’il s’agit de connaître la valeur ou les risques véhiculés par l’information, cela devient très vite complexe.

Afin de mieux exploiter et échanger cette masse d’information, il faut savoir distinguer les sources, les caractériser, les choisir pour mieux les analyser et les diffuser en interne.

[1] (Source : analyse de l’observatoire du numérique)