Nouvel article publié par notre expert, Julien LEVAVASSEUR , Directeur des Opérations – COO chez #TESSAN, le cabinet médical connecté. Auteur d’un ouvrage sur la « Cartographie des risques en santé : vers un consensus national? Comment les professionnels de santé gèrent-ils la création, l’application, l’évolution de leur cartographie des risques ? » publié aux Editions Universitaires Européennes (2016) et Co auteur de l’ouvrage Qualité et sécurité en établissement de santé -Panorama de la gestion des risques en France – 2019-2020, édition LEH.
Il est le Président de la plateforme média digitale d’influence www.managersante.com.
Partenaire média digital de l’événement EXPO PROTECTION. Le salon international de la prévention et de la gestion des risques qui aura lieu du 6 au 8 Novembre 2018 à Paris-Expo (Porte de Versailles).
N°2, OCTOBRE 2018
La cartographie des risques, souvent méconnue des professionnels, reste un maillon fort de la gestion des risques et plus largement dans l’aide au pilotage d’un service ou d’un établissement de santé.
En tant que patient, à l’instar de nos comportements de consommateurs, nous associons de manière quasi inconsciente la qualité des services de l’établissement de santé à la prestation médicale prodiguée. Cette association n’étant pas vérifiée, elle reste toutefois présente dans la mémoire collective et peut avoir des conséquences à tous les niveaux.
Quels sont les enjeux, les contraintes juridiques et les principes méthodologiques ?
C’est ce que nous allons présenter dans cet article à vocation didactique pour éclairer les professionnels concernés ou non initiés à cette démarche qualité très présente dans les organisations hospitalières mais aussi dans le secteur médico-social.
Quels sont les enjeux de la cartographie des risques ?
Nous pouvons mettre en exergue 5 types d’enjeux :
- L’enjeu peut être éthique car elle permet de prendre en considération les risques auxquels nos collaborateurs peuvent être confrontés et dont la Direction n’a pas la connaissance. Il permet ainsi un diagnostic en amont systématique et exhaustif des facteurs de risques auxquels les collaborateurs sont exposés. L’enjeu peut être managérial du fait que la cartographie des risques et le Document Unique peuvent être des outils d’aide à la décision sur des décisions stratégiques ou opérationnelles. Il permet ainsi une aide au pilotage d’organisation et d’équipe.
- L’enjeu peut être social parce qu’au travers la sécurité au travail, le Dirigeant peut fédérer ses équipes à tous les niveaux vers un objectifs commun. Il permet ainsi une gestion par projet permettant de créer du lien entre les différents services et mieux appréhender le travail de chacun. Enquêter sur les risques est l’occasion privilégiée d’être à l’écoute des employés et de contribuer au dialogue social.
- L’enjeu peut être économique car les accidents du travail et les maladies professionnelles sont, une fois chiffrés dans l’établissement, des coûts cachés importants. C’est alors que le rôle de la prévention prend tout son sens en investissant par exemple dans des EPI (Equipement de Protection Individuel). La cartographie des risques permet également de réduire le coût des assurances que les établissements souscrivent pour se prémunir des risques.
- L’enjeu peut être culturel parce que nous mobilisation pour ce projet diverses compétences internes transversales avec un développement de la culture de la prévention dans son établissement. L’intrapreunariat valorise les idées personnelles au profit du collectif.
- L’enjeu peut être d’image. Dans l’ère des réseaux sociaux et des avis Google, les établissements du secteur de la santé sont en concurrence. La maîtrise du branding devient alors un objectif afin de fidéliser ses collaborateurs et capter une patientèle versatile. Son amélioration ou sa dégradation devront être étudiées et suivies à deux niveaux: en externe mais aussi interne.
Une fois mise en place et réussie, la démarche de gestion des risques commencera à faire entrer l’organisation dans le cercle vertueux de la qualité.
Quels sont les repères Juridiques de la cartographie des risques ?
Gestion des risques et qualité étant intimement liés, nous pouvons dès à présent vous présenter le risque. La CRAM, maintenant appelée CARSAT, des pays de la Loire définit le risque comme « une résultante de la probabilité d’occurrence et de la gravité d’une lésion ou d’une atteinte à la santé pouvant survenir dans une situation dangereuse » [1]. Le risque zéro n’existant pas, la HAS en collaboration avec le ministère public vont inculquer aux structures de santé comment maîtriser ce risque.
Parmi les outils à leur disposition, l’évaluation des risques est celui qui a été choisi en priorité. D’après le guide d’élaboration du DUER mis à disposition par l’académie de Caen en partenariat avec le ministère de l’éducation nationale, l’évaluation des risques correspond à « l’identification des dangers et analyse des conditions d’exposition des personnes. Cette démarche suppose d’être collective, suivie d’actions et mise à jour régulièrement » [2]. Cette définition permet de définir les grandes lignes du travail à effectuer pour contrôler ce risque. Afin de replacer l’évaluation dans le processus de gestion du risque, l’ARACT a schématisé les différentes étapes à suivre [3] :
Nous pouvons toutefois noter l’importance du document unique dans cette prévention des risques. Les textes prévoient que « l’employeur transcrit et met à jour dans un document unique les résultats de l’évaluation des risques (…) ». Ce document est donc un support à l’évaluation des risques. Le problème est qu’aucun modèle type n’a été prévu par la réglementation. La circulaire correspondante ne donne pas non plus de définition de l’expression : « document unique ».
En outre, l’attente réglementaire est précisée indirectement par les objectifs attendus de ce DU :
- Une certaine cohérence, en regroupant, sur un seul support, les données issues de l’analyse des risques professionnels auxquels sont exposés les travailleurs ;
- Un aspect pratique, afin de réunir, sur un même document, les résultats des différentes analyses des risques réalisées sous la responsabilité de l’employeur, facilitant ainsi le suivi de la démarche de prévention dans l’entreprise [4].
L’évaluation des risques fait donc partie d’une étape de la cartographie, tout comme le document unique. Après avoir clarifié ce cheminement, nous pouvons dès à présent identifier les obligations (ou non) méthodologiques imposées aux gestionnaires de risques dans une structure de santé.
Quels sont les usages Méthodologiques en cartographie des risques ?
Nous allons vous présenter la méthode choisie et utilisée. Le cœur de la démarche est la réalisation des évaluations. Nous les avons réalisées sous forme d’interview.
Puis, nous prendrons le recul nécessaire au pilotage de cette démarche en intégrant ces évaluations au sein d’une cartographie des risques. Cette cartographie des risques professionnelles sera elle intégrée dans un Document Unique.
« La méthode utilisée est l’AMDEC »
- La méthode utilisée est l’AMDEC. Mais comment définir l’AMDEC ?
L’analyse des modes de défaillance, de leurs effets et de leur criticité est une méthode proactive d’analyse du risque a priori qui nécessite un examen précis de chaque étape d’un processus afin d’en identifier les modes de défaillance potentiels, de déceler les causes de chacune de ces défaillances et d’évaluer les éventuels effets sur le fonctionnement du système. Le choix d’un seuil de risque acceptable pour le professionnel détermine les défaillances pour lesquelles une action doit être conduite en priorité.
A la différence des analyses menées rétroactivement en réponse à des événements indésirables, l’AMDEC est une méthode proactive, systématique et d’approche par les processus.
- Les différents principes de l’AMDEC
L’objectif de la méthode AMDEC est d’explorer tous les modes de défaillance (événements par lesquels se manifeste une défaillance) d’un processus et de cibler les parties où l’effort doit être porté. Le processus ou le système modifié est évalué à nouveau pour mesurer l’efficacité des actions d’amélioration.
Parmi les étapes à suivre pour réaliser l’AMDEC, la revue Risques et Qualité-2006-volume III-N°1 [13] en dénombre six : 1°- Initialisation de l’étude ; 2°- Constitution d’un groupe de travail ; 3°- Description du processus ; 4°- Analyse ; 5°- Élaboration d’un plan d’actions ; 6°- Évaluation du processus modifié.
- Discussion autour de l’AMDEC
Elle est fondée sur une approche « bottom up » [14]. La méthode est structurée mais sa pertinence est très sensible à l’appréciation de la gravité et de la fréquence des événements potentiels. Par ailleurs, dans le cas de systèmes complexes, l’analyse ne permet pas de modéliser l’effet potentiellement catastrophique d’une combinaison de plusieurs risques individuellement jugés mineurs. De plus, la dernière étape de la méthode prévoit une réévaluation du nouveau processus afin de mesurer l’efficacité de l’analyse et de réajuster si nécessaire le plan d’action. Mais cette étape est également consommatrice de ressources.
Exemple de guide méthodologique :
« Le choix d’une échelle de cotation paire est stratégique »
Le fait d’avoir réalisé ce travail avec le collaborateur va nous permettre de quantifier le risque avec des échelles de cotation et ainsi de rendre comparable ce qui est comparable. La cause, la conséquence, les mesures de maîtrise existantes vont permettre de quantifier la gravité, la fréquence et le niveau de maîtrise selon des échelles de cotation définies.
Le choix d’une échelle de cotation paire est stratégique. Une échelle de 4 permettra d’éviter le “?” qui peut être une solution par défaut lorsque nous ne voulons pas réfléchir.
Afin de donner un cadre au collaborateur et ainsi rendre exploitable les résultats, nous utilisons le glossaire des risques de l’INRS (Institut National de Recherche et de Sécurité, France) dans lequel il y a les risques classés dans des familles de risques.
Il est important d’inscrire cette obligation de l’employeur dans une démarche plus globale et pluridisciplinaire avec notamment une communication en amont, la nomination de relais au sein des services ainsi que l’explication claire de la démarche et de la méthode.
En conclusion :
Avec cet exemple nous pouvons identifier le collaborateur/service concerné en haut, l’identification du risque, des causes, des conséquences mesurées “au plus grave” et des actions de maîtrise existantes. L’ensemble est quantifié selon les échelles permettant ainsi d’obtenir une criticité ayant pour but la hiérarchisation des risques.
La cartographie donne une vision globale de toutes les évaluations des risques des collaborateurs et plus largement des services. Mais, au-delà de répondre à une obligation fixée par la HAS notamment lors des certifications, la cartographie des risques professionnels permet de répondre à certains enjeux et permet de bénéficier de certains effets de levier nécessaires à la bonne santé de l’établissement.
Pour aller plus loin :
[1]http://www.ac-caen.fr/mediatheque/personnel/sante_securite_travail/DUER_ pour_services.doc.
[2] www.ac-caen.fr/mediatheque/personnel/sante_securite…/DUER.doc
[3] ARACT Basse-Normandie. De l’unité de travail aux conditions d’expositions aux risques professionnels. Une démarche pour faire du document unique un outil de progrès.
[4] INRS. Evaluation des risques professionnels, questions-réponses sur le document unique.
[5] Agence nationale d’évaluation en santé (ANAES). Direction de l’accréditation et de l’évaluation des pratiques. Manuel d’accréditation des établissements de santé. Deuxième procédure d’accréditation. Septembre 2004.
[6] Voir page 15.
[7] DHOS. Recommandations pour l’élaboration et la mise en œuvre d’un programme de gestion des risques en établissement de santé, Avril 2004.
www.sante.gouv.fr
[8] ANAES. Manuel d’accréditation des établissements de santé, deuxième procédure d’accréditation, septembre 2004. www.has-sante.fr
[9] HAS. Guide d’aide à la cotation, deuxième procédure de certification des établissements de santé, novembre 2005. www.has-sante.fr
[10] Haute Autorité de santé (HAS). Direction de l’accréditation. Manuel de certification des établissements de santé et guide de cotation. Édition 2007.
[11] Circulaire DHOS/E2/E4 n° 176 du 29 mars 2004 relative aux recommandations pour la mise en place d’un programme de gestion des risques dans les établissements de santé. www.sante.gouv.fr/htm/dossiers/iatrogene/circ176. pdf.
[12] HAS. Manuel de certification des établissements de santé et guide de cotation. Edition 2007. www.has-sante.fr
[13] Analyse des modes de défaillance, de leur effets et de leur criticité (AMDEC) pour l’amélioration de la qualité de la tenue du dossier du patient », E.Cissé,C.Dahan,J.-F. Quaranta,P.Staccini paru dans la revue « Risques et Qualité-2006-volume III-N°1
[14] Du bas vers le haut.
N’hésitez-pas à laisser vos commentaires… Julien LEVAVASSEUR vous répondra avec plaisir !
Nous remercions vivement Julien LEVAVASSEUR , Directeur des Opérations – COO chez #TESSAN, le cabinet médical connecté. Auteur d’un ouvrage sur la « Cartographie des risques en santé : vers un consensus national? Comment les professionnels de santé gèrent-ils la création, l’application, l’évolution de leur cartographie des risques ? » publié aux Editions Universitaires Européennes (2016) et Co auteur de l’ouvrage Qualité et sécurité en établissement de santé -Panorama de la gestion des risques en France – 2019-2020, édition LEH.
Il est le Président de la plateforme média digitale d’influence www.managersante.com
, de partager son expertise professionnelle pour nos fidèles lecteurs de www.managersante.com
Biographie de l’auteur :
Évoluant aujourd’hui en tant que COO (Chief Operating Officer) – Directeur des Opérations au sein de la start-up spécialisée en solutions de Télémédecine, #TESSAN, Julien LEVAVASSEUR coordonne les différents services stratégiques (SAV, Logistique, Produit, Administration des ventes…).
Déterminé à promouvoir la culture du partage sur l’innovation managériale, il est le Président du média ManagerSante.com®, une plateforme de mise en relation entre experts et Dirigeants, Médecins, Cadres Hospitaliers et Managers de la Santé. (Association, loi 1901).
Diplômé de l’ #IAE de CAEN en 2013 dans le Management du social et de la santé, Julien LEVAVASSEUR a depuis relevé différents challenges avec une unique ligne directrice: le Management de transition, la structuration et l’amélioration continue de la performance individuelle et collective.
Avant d’occuper ses fonctions chez #TESSAN, il collaborait dans la Direction des Opérations du Groupe #DENTEGO, avec notamment l’optimisation du service Tiers-Payant pour l’ensemble des centres de soins dentaires du groupe en France.
Il a également tenu les fonctions de COO (Chief Operating Officer) – Directeur des opérations pour la startup #INNOVHEALTH, élue meilleure Startup de l’année 2016 ainsi que Directeur Hospitalité adjoint pendant plus de 2 ans pour le Groupe #SODEXO SANTE , leader mondial des services de qualité de vie, en qualité de facilities manager, pour assurer la mise œuvre des prestations de services au profit des établissements de santé, des professionnels et de la satisfaction des patients bénéficiaires.
Il a précédemment exercé les fonctions de Directeur adjoint d’une clinique sanitaire, ALLERAY-LABROUSTE de 170 lits et places à PARIS (Groupe GIE SANTE-RETRAITE) ainsi que RAQ , Responsable Assurance Qualité et Gestionnaire des Risques (V2010, Haute Autorité de Santé, HAS).
AGENDA 2019 :
Prochaine Conférence à ne pas manquer
avec l’intervention de notre expert-auteur, Julien LEVAVASEUR :
Julien LEVAVASSEUR interviendra dans le cadre des Journées Francophones des Aides-Soignants (formation éligible au développement professionnel continu (DPC) organisées les Jeudi 24 et Vendredi 25 Janvier 2018 sur la thématique : « Les outils de la gestion du temps pour une efficacité personnelle »
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