“Un instrument managérial, pour optimiser et réfléchir aux perspectives d’amélioration des résultats professionnels” , sur quel vent naviguer ?
L’évaluation professionnelle reste pour le manager et l’agent un moment privilégié, unique dans l’année, qui nécessite un minimum de préparation. Pour autant, entre réunions, rendez-vous, événements imprévus et impératifs de service, les conditions sont-elles optimales pour le supérieur hiérarchique, le N + 1 et l’agent titulaire ?
L’évaluation professionnelle, de quoi s’agit-il ?
C’est la première question que formule l’agent auprès de son supérieur hiérarchique. En effet, cette rencontre, qui concerne l’évaluation professionnelle peut être vécue comme stressante… Alors comment rendre cet entretien constructif ?
C’est avant tout, pour ma part, un moment d’échange entre moi et le collaborateur. Il vise, dans une optique à long terme, à répondre conjointement aux besoins du salarié (évolution dans l’entreprise, formations, projets) et de l’entreprise (stratégie, plans de formation, identification des talents) pour leurs évolutions respectives.
“Pour vous, manager, qu’attendez vous de l’entretien professionnel ? vous permet-il vraiment de réaliser une évaluation professionnelle dont l’objectif premier est l’amélioration des compétences par exemple ? Est-ce plutôt vécu comme une un outil managérial ? et pour le salarié, qu’en est-il ?”
En définitive, l’évaluation professionnelle est basée sur un entretien avec l’agent, chaque année, du moment où il est titulaire ou lorsque son contrat est de plus d’un an dans la fonction publique.
S’il semble facile de se confronter à cet exercice, reproduit chaque année, et presque de routine pour l’institution, le manager doit réunir les éléments suivants :
- Evaluations des résultats professionnels par rapport à des objectifs assignés,
- Evaluations du travail accompli par rapport à des conditions d’organisation bien précises, en lien avec la fiche de poste
- Réunir les objectifs professionnels pour l’année à venir et des perspectives d’amélioration des résultats professionnels
- La manière de servir
- Les acquis de l’expérience professionnelles
- Les besoins de formation
- La qualité d’encadrement notamment pour les responsables de soin du service de réanimation que je dirige,
- Les perspectives d’évolution de carrière
Est-ce simple de réunir ces éléments ?
la plupart des établissements fournissent un document pré imprimé qui sert de guide à l’employé dans son auto évaluation et de support le jour de l’entretien avec le supérieur hiérarchique.
D’ailleurs, la forme et le contenu de l’entretien annuel répond à des arrêtés, “pris après avis du comité technique compétent, ils précisent les conditions d’organisation de l’entretien d’évaluation et éventuellement, la liste des responsables hiérarchiques habilités à le réaliser.”
Pourquoi se rencontrer ?
L’objectif principal est, ne le cachons pas, d’apprécier la valeur professionnelle de l’agent. Pour l’entreprise de plus de 50 employés, c’est une obligation de recevoir tous les deux ans son agent.
Il faut le distinguer de l’entretien annuel qui implique une vision à plus long terme, puisqu’on y aborde la question de l’avenir du salarié au sein de la structure. Sur mon pôle, c’est le moment ou le supérieur hiérarchique reconnaît le travail réalisé dans l’année. Je dirais donc que cela est un mixte des deux entretiens : annuel et professionnel.
Cela peut être jugé comme positif si aucun problème n’a émergé dans l’année, ou être source d’inquiétude pour l’agent qui, s’il manque d’information parce qu’est éloigné de son encadrement, va se poser la question légitime des critères d’évaluation.
Enfin, si des problèmes ont été pointés par des comptes rendus intermédiaires (ou rapports hiérarchiques), le collaborateur cherche à savoir si une sanction va être notifiée lors de la note professionnelle…..
Des tensions peuvent être palpables dès le début de l’entretien. Le circuit est le suivant : l’appréciation écrite sur le compte rendu est d’abord signé par l’employé, elle est ensuite validée par la direction. Cela donne un caractère très spécial à cet entretien, attendu et redouté par certains.
C’est pourquoi, autant pour le manager que l’agent, la préparation de l’entretien professionnel n’est pas anodine, d’autant s’il est couplé à l’entretien annuel qui s’inscrit dans une approche à court terme (il s’agit de discuter des mesures correctrices ou des projets pour améliorer l’organisation par exemple).
Ainsi, il faudra alterner avec les deux types d’entretiens en essayant de ne pas mélanger les genres. Un exercice ardu dans certaines situations.
Quel sont les objectifs visés et les buts de l’entretien professionnel ?
Le but dans la fonction publique d’état : L’évaluation professionnelle est prise en compte pour l’avancement et la fixation du montant de certaines primes.
L’entretien professionnel permet à l’entreprise :
- D’identifier les compétences dont elle dispose en interne
- De Fidéliser et faire évoluer ses meilleurs éléments
- De communiquer auprès de ses collaborateurs sur sa stratégie et son activité : le projet de Soins Infirmier par exemple
- De recueillir les besoins en formation et mettre en place un plan de formation : organiser avec les référentes de soin un programme en fonction des demandes formulées lors des entretiens
- D’évaluer le budget de formation qui s’impose et la faisabilité car chaque départ en formation est une absence à prévoir sur la planification
Les problèmes, les freins de l’entretien professionnel
“Focus : en tant que manager, comment je m’organise ? ”
La charge de travail conséquente rend difficile la programmation des entretiens. Responsable de plus d’une centaines d’agents, les convocations sont faites en fonction des contraintes du planning et, dès fin Juin, sur les horaires de travail de l’agent. Cela me demande d’être flexible sur les horaires : les adapter aux horaires de travail de nuit, sans que j’y sois contrainte par mon employeur, par ailleurs. Il va s’en dire que l’agent convoqué, à lui aussi à s’organiser afin que l’entretien puisse avoir lieu sans trop d’inquiétude.
L’entretien doit être prévu 1 semaine avant et un document papier doit être donné (5 pages). Une organisation est nécessaire pour imprimer et de distribuer les documents !
Et puis, connais-t-on ses agents ? Avant l’entretien, il est recommandé d’avoir dans la tête très exactement ce qui va et ce qui ne va pas. Notamment sur les objectifs professionnels à long terme…. Si l’agent débute ou ne remplit pas les missions comme il se doit, notre rôle est aussi de le lui expliquer. Dans cette discussion, il n’est pas obligatoire ou nécessaire pour le manager de proposer “à tout prix” des formations de perfectionnement individuelles pour consolider ou améliorer l’existant. A cette étape, c’est le salarié lui même qui doit exprimer ses besoins. Au manager de l’y aider.
En conclusion, L’entretien professionnel est donc un outil intéressant de gestion des ressources humaines pour l’établissement car il lui permet d’analyser en détail et d’optimiser les compétences humaines dont il dispose.
Cela, à un niveau du Cadre de proximité.
Les points clés sont :
- être à l’écoute
- favoriser l’implication du collaborateur et…. être impliqué ,
- Un véritable outil de management inscrit dans le processus d’accompagnement des parcours de formation personnalisés
- Un management de proximité
Nous ne développons ici et maintenant les stratégies existantes et associées comme le Droit individuel à la formation, le Bilan de compétences, la Validation des acquis de l’expérience, tout autant que les différents acteurs clés à savoir la Direction Générale, les Directions du Personnel et opérationnelles, qui font le lien entre la formation et le développement des compétences.
Car c’est bien au niveau du management de proximité que seront déceler les manques, et à l’inverse, la reconnaissance des talents. Est-ce que le projet de préparation à l’école des cadres est possible pour ce collaborateur ? Faut-il former les collaborateurs à l’outil informatique ? renforcer l’accueil des familles ? favoriser la collaboration entre pairs…. Demander du matériel hôtelier ou médical supplémentaire ?
Car c’est bien au cours des échanges de l’entretien professionnel que les réponses à nos questions du quotidien seront trouvées ….
Pour aller plus loin :
Évaluation professionnelle dans la fonction publique d’État
Guide de préparation à l’entretien professionnel
Professionnaliser – Le modèle de la navigation professionnelle – Guy Le Boterf- 2006
Nous remercions vivement Béatrice CRESTA PAVIOT, Cadre de Santé IADE paramédicale, Réanimation polyvalente Cardiovasculaire chez APHM (Assistance Publique – Hopitaux de Marseille), pour partager son expérience professionnelle en proposant sa Rubrique mensuelle, pour nos fidèles lecteurs de www.managersante.com